ನನ್ನ ದಿನ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ನಾನು ಸಂವಹನಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ, ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಲಾಭೋದ್ದೇಶವಿಲ್ಲದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ. ನಾನು ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಸಂವಹನಗಳಿಗೆ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಒಂದು ಕಾರ್ಯತಂತ್ರವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೇವೆ ಎಂದು ಖಾತರಿಪಡಿಸುವ ಕೆಲಸದ ಭಾಗವಾಗಿದೆ. ಮುಂದಿನ ಆರು ತಿಂಗಳೊಳಗೆ ನನ್ನ ಪ್ರಸ್ತುತ ಸಂಸ್ಥೆ ಮಾಡಲು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿದ್ದ ಕಚೇರಿ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಇದು ಒಳಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.
ಕಚೇರಿ ಸಂಚಾರದಲ್ಲಿ ಯೋಜನೆ ಮಾಡಲು ಹಲವು ಹಂತಗಳಿವೆ ಎಂದು ನೀವು ಭಾವಿಸಿದ್ದರೂ, ಸಂವಹನಗಳನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಲು ಸಮಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಭಾವಿಸಿದರೆ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರ ಅರಿವು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವ ದೃಢ ಕಾರ್ಯತಂತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸಲು ನೀವು ಒಂದು ದಿನ ಅಥವಾ ಎರಡು ದಿನಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಿದೆ. ಮುಂಬರುವ ಬದಲಾವಣೆಗಳ .
ನೌಕರರು ನೇರವಾಗಿ ಚಲಿಸುವ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ ಅವರೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸೋಣ.
ಆಂತರಿಕ ಸಂಪರ್ಕಗಳು ಈ ಕೀ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
- ಸ್ಪಷ್ಟ ಟೈಮ್ಲೈನ್: ನೀವು ನಡೆಸುವ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಮುಖ ಹಂತಗಳನ್ನು ನೀವು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಹಾಗಾಗಿ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಏನನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ಎಂದು ತಿಳಿದಿದ್ದಾರೆ.
- ಪ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಸೂಚನೆಗಳು: ಚಲಿಸಲು ತಮ್ಮ ಕಛೇರಿಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ತುಂಡುಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಪ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಬೇಕೆಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ. ಪ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಪಡೆಯಬೇಕು, ಪ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಕಾಲಾವಧಿಗೆ ಅವರು ಏನು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಇದು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು.
- ಯಾವುದೇ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಮುಚ್ಚುವಿಕೆಯ ಸುಧಾರಿತ ಸೂಚನೆ : ಚಲನೆಯಲ್ಲಿರುವಾಗ , ಅಂತಿಮ ಪ್ಯಾಕಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಕಚೇರಿಯ ಸಾಧನ ಮತ್ತು ಪೀಠೋಪಕರಣಗಳನ್ನು ಚಲಿಸಲು ನೀವು ಕಚೇರಿಯನ್ನು ಮುಚ್ಚಬೇಕಾಗಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಈ ದಿನಾಂಕಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿದಿರಲಿ ಮತ್ತು ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಈ ವ್ಯವಹಾರವು ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಇದು ಅವರ ಕಾರ್ಯಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಹೊಸ ಕಛೇರಿ ಯೋಜನೆ: ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಹೊಸ ಜಾಗವನ್ನು ಯಾವ ರೀತಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಚೇರಿಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಹೊಂದಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ. ಅವರು ಈಗಲೂ ತಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಜಾಗವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆಯೇ ಅಥವಾ ಈಗ ಅವರು ಗುಮ್ಮಟ ಅಥವಾ ತೆರೆದ ನೆಲದ ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿರುತ್ತಾರೆಯಾ? ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳವು ಹೇಗೆ ಬದಲಾಗಬಹುದು ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ತಿಳಿಸಲು ನೀವು ಒಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ರಚಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಹೊಸ ಸ್ಥಳ, ಪಾರ್ಕಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಪ್ರಯಾಣದ ಆಯ್ಕೆಗಳು: ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಹೊಸ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸಿ ಇದರಿಂದ ಹೊಸ ಜಾಗಕ್ಕೆ ಸಾರಿಗೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬಹುದು.
ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಮುಖ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ನೀವು ನಿರ್ಧರಿಸಿದ ನಂತರ, ಈ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ತಲುಪಿಸಬೇಕು ಎಂದು ನೀವು ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು. ನೀವು ಬಳಸುವ ವಿಧಾನವನ್ನು ಸಂದೇಶದ ಪ್ರಕಾರ ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಅಂತರ್ಜಾಲದ ಮೂಲಕ ಟೈಮ್ಲೈನ್ ಅನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ತಲುಪಿಸಬಹುದು; ಅದೇನೇ ಇದ್ದರೂ, ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಬಹುದು ಮತ್ತು ಉತ್ತರಿಸಬಹುದು ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿಯ ಮುಚ್ಚುವಿಕೆಗಳನ್ನು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಬಹುದು.
ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಸಂವಹನ ಮಾಡುವ ಮಾರ್ಗಗಳು:
- ಅಂತರ್ಜಾಲ: ಒಂದು ಅಂತರ್ಜಾಲವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಕಂಪನಿಗಳು ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ, ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂದೇಶಗಳಿಗೆ ಉತ್ತಮ ವೇದಿಕೆಯಾಗಿದೆ. ಎಲ್ಲಾ ನೌಕರರನ್ನು ತಲುಪುವ ಫೈಲ್ಗಳು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯ ಸುಲಭ ನವೀಕರಣಗಳನ್ನು ಇದು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
- ವ್ಯಕ್ತಿಗತ ಸಭೆಗಳು: ಸಂದೇಶ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸಭೆಗಳು ಪ್ರಕಟಣೆ ಮಾಡಲು ಉತ್ತಮ ಸ್ಥಳವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಪೂರ್ಣ ಚರ್ಚೆ ನಡೆಸಲು ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂವಹಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಸಭೆಯ ಸಮಯವನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಬಹುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ತಿಳಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂದು ತಿಳಿದಿದೆ.
- ಇಮೇಲ್: ಇಮೇಲ್ ಸುಲಭವಾಗಿದ್ದಾಗ, ರಿಲೇ ಮಾಹಿತಿಗೆ ಅದು ಉತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವಲ್ಲ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಇಷ್ಟವಿಲ್ಲದಿರುವಾಗ ಅವರಿಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹುಡುಕಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನೀವು ಇಮೇಲ್ ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ಜನರಿಗೆ ತಿಳಿಸಲು ನೀವು ಅದನ್ನು ಮಾತ್ರ ಬಳಸುತ್ತೀರಾ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಸಾಮಾನ್ಯ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳು : ನೀವು ಅಂತರ್ಜಾಲವನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದಾದ ಒಂದು ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಡ್ರೈವ್ನಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾದ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿದರೆ, ಜನರು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ನೀವು ಬಯಸುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಶೇಖರಿಸುವ ಮುಂದಿನ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವಾಗಿದೆ.
- ಬುಲೆಟಿನ್ ಬೋರ್ಡ್: ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪೋಸ್ಟ್ ಮಾಡಲಾದ ಭೌತಿಕ ಸ್ಥಳವು ಮಾಡಲು ಒಳ್ಳೆಯದು. ಜನರು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಇದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು, ಜನರು ತಮ್ಮ ಕಳವಳಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಚರ್ಚಿಸುವ ಸ್ಥಳವನ್ನು ಇದು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ.